Möten kan vara tidsslukande och om det dessutom inte leder till någonting kan det vara väldigt frustrerande om du inte använder en rumsbokningssytem till mötet. Företag slösar inte bara värdefull tid och pengar på att hålla möten som inte leder till något resultat, de anställda kommer att börja avsky att delta i dem.
Här är 10 förslag på hur man får ut mest utav sina möten.
- Att veta vad du vill uppnå. Det är viktigt att veta varför du planerar ett möte. Skriv ner en lista på mål du vill uppnå innan mötet börjar och presentera sedan för de deltagande. Lämna inte mötet förens du har fått de svaren du eftersöker.
- Ta fram en plan. När du har bestämt dig för vad du vill uppnå behöver du skapa en plan på hur du ska framföra dina mål till dina anställda. Undvik att använda komplicerade eller “jargongiga” ord när du försöker förklara nya idéer samt var villig att svara på alla frågor som kommer från medlemmar i gruppen. Om någon inte förstår vad du säger, förlora inte tålamodet, försök att omformulera dig så alla är på rätt bana.
- Skriv ett ensidigt sammandrag av era möten. Innan mötet börjar, skapa ett ensidigt sammandrag på de stora punkterna du vill ta upp under mötet. Det kommer göra att dina anställda ska veta vad som förväntas, vilket kommer leda till att dem kommer ha en bättre förståelse. Det här kommer även reducera ångest eller rädsla från dina arbetare samt hindra rykten att spridas innan mötet börjar.
- Se till att du håller dig till ämnet. När det är många människor på ett möte kan det vara svårt att hålla sig till ämnet, så var väl förberedd. Om du känner att mötet inte leder någonstans eller om någon är hamnar på fel spår kan du lugnt gå tillbaks till det viktiga ämnet som ska diskuteras.
- Ställ de rätta frågorna. Ställ alltid de rätta frågorna när du talar med dina anställda och kollegor. För att förbereda kan du skriva en lista på relevanta frågor som kan tänkas ställas. Om du ställer en fråga och någon undviker frågan, se till så att reda ut det eller pressa fram ett svar som löser problemen.
6.Uppmuntra deltagande. Låt inte några ta kontrollen av dina möten. Skapa istället en vänlig atmosfär där alla känner sig bekväma med sina uttalanden.
- Bestäm en tidsram. Se till att du har specifika deadlines på när du vill ha dina saker klara. Annars kommer inte alla vara i samma takt.
- Lämna inte mötet på en gång. Avsluta inte din presentation för att sedan bara gå. Det finns chans att det finns vissa saker som behövs förtydliga samt förklara eventuella frågetecken om presentationen. Åter igen, ha tålamod och försäkra dig om att alla förstår dina affärsmål.
