De daglige aktiviteter inden for HR-afdelinger omfatter løbende at holde øje med og betale medarbejdere, rekruttering, opretholdelse af HR databaser, personaledokumenter, ydeevne med videre. For at gøre disse udfordringer så lette som muligt, er der mange virksomheder på markedet der tilbyde software løsninger til at assistere og optimere HR afdelingen i mange af sine opgaver. Software til HR omfatter både kommercielle og gratis løsninger, og endda nogle der er open source. HR software løsninger kan hjælpe HR afdeling i næsten alle deres aktiviteter, såsom at styre rekruttering, aflønning, fremmøde med videre.
Der findes både individuelle, særskilte løsninger, og store pakker der kan det hele. Individuelle løsninger omfatter web-baserede rekrutteringssystemer, lønningssystemer, applikationssporingssystemer osv. Brug af disse løsninger til at automatisere processerne i en virksomhed er en meget almindeligt i dag. Disse løsninger gør det nemt at styre dataene effektivt og reducere den tid, de forskellige aktiviteter tager.
Omfanget og typen af funktionelitet i disse løsninger er meget forskellig. Nogle af dem er designet til at håndtere en stor mængde data, andre af dem fokuserer på at have en meget nem brugergrænseflade og så videre. Når du skal vælge den rigtige løsning til din virksomhed, er det en vigtig opgave. Først skal du kende reele perfekte krav til din organisation. Efter at have besluttet kravene skal man kontrollere den mulige software for de ønskede funktionaliteter og arbejdsmetoder, og endelig vælge den der passer bedst til organisationen. Kig også på hvilke systemer din virksomhed allerede benytter. Hvis du er i gang med automatisering, har du sikkert allerede et ERP system som Microsoft NAV kørende i virksomheden – og det giver dig mange muligheder for at hjælpe din HR afdeling. Et let forståeligt eksempel er ved at udvide systemet med LESSOR Løn modulet, og derved lade din afdeling automatisere stort set hele løn-håndteringen i virksomheden. Lessor er blot ét af de mange moduler virksomhedens eksisterende systemer kan udvides med.
Disse forskellige software løsninger gør HR-afdelingen mere effektiv, hvilket sidste ende betyder succes for virksomheden. En effektiv HR-afdeling er i stand til at ansætte og holde på værdifulde medarbejdere i organisationen. De værdifulde medarbejdere er selskabets aktiver. Virksomheden kan opnå nye succeshøjder med medarbejderne som stærke aktiver. En stærkere HR afdeling fører altså til stor succes for virksomheden.
HR-afdelingen forvalter med HR ressourcer. Softwareløsninger har en perfekt administreret databank med kandidater, som kan tilgås og bruges på ethvert tidspunkt, dette skulle være nødvendigt. Dette eliminerer endda ofte behovet for at reklamere for jobbet på rekrutteringstidspunktet. Lønningssystemet gør det nemt at opretholde optegnelser over fremmøde, generere lønsedler, udbetale løn og så videre. Ressourceafdelingen er afgørende for virksomhedens succes.
De danske virksomheder har været nogle af de mest agressive i at implementere softwareløsninger til at optimere HR afdelingernes arbejde. Det betyder færre udgifter, større mængder af mere overskuelig data til at procesoptimere med, og en mere effektiv HR afdeling der kan fokusere på de menneskelige behov.
